Η ορθά δομημένη οργάνωση ενός γραφείου ή μιας επιχείρησης είναι διαδικασία πολύπλοκη, που απαιτεί ευρύ φάσμα σταθερών και λεπτών ενεργειών. Η Γραμματέας Διοίκησης (Executive Secretary) που θα επιχειρήσει την υλοποίηση ενός τέτοιου έργου, πρέπει να έχει γενικότερη γνώση όλων των τομέων της επιχείρησης καθώς και του εξοπλισμού της. Πρέπει να γνωρίζει τις εργασίες, τις δυνατότητες και τις εφαρμογές του office automation.

Η Γραμματέας Διοίκησης είναι η εξειδικευμένη επαγγελματίας, ικανή να διεκπεραιώνει την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία, να συντάσσει εμπορικές επιστολές - έγγραφα - εκθέσεις - αναφορές, να ταξινομεί και να αρχειοθετεί τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, ν' ασκεί διοικητικά καθήκοντα σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές του προϊστάμενου της, να θέτει προτεραιότητες σε θέματα, να συμμετέχει στην επίλυση κρίσιμων για την εταιρία θεμάτων, ν' αναλαμβάνει αποτελεσματικές πρωτοβουλίες σε καταστάσεις κρίσεων, να φροντίζει για τις Δημόσιες Σχέσεις του γραφείου, να διαχειρίζεται αποθέματα υλικών, να προετοιμάζει - συντονίζει - παρακολουθεί - υλοποιεί προγράμματα δραστηριοτήτων του προϊσταμένου κ.α